Einfach produktiver: mit dem Pareto-Prinzip

Mit 20% Einsatz zu 80% des angepeilten Ergebnisses kommen? Das Pareto-Prinzip verspricht genau das. Häufig können wir nämlich bereits mit wenig(er) Aufwand zu brauchbaren und vorzeigbaren Resultaten kommen. Also: mehr Mut zur Lücke – und weniger Perfektionismus – kann manchmal ganz hilfreich sein. In diesem Artikel zeige ich Dir, wie das geht.

Pareto-Prinzip – Geschichte

Auch hierfür zeichnet mal wieder – wie bei der Pomodoro-Technik – ein Italiener verantwortlich. Vilfredo Pareto, italienischer Ingenieur, Soziologe und Ökonom untersuchte Anfang des 20sten Jahrhunderts die Verteilung des Volksvermögens in Italien. Er fand heraus, dass 20% der italienischen Familien 80% des Vermögens gehörten. Als Ökonom empfahl er, dass sich Banken künftig besser um die 20% Reiche kümmern sollten, das sei deutlich profitabler. Was ihm natürlich reichlich Kritik der restlichen 80% der italienischen Bevölkerung einbrachte.

Das Pareto-Prinzip oder die 80/20 Regel

Übertragbar ist das Pareto Prinzip auf alle möglichen Lebensbereiche:

80% des Umsatzes vieler Unternehmen stammen von 20% der Kunden
80% des Internettraffics konzentrieren sich auf 20% der Webseiten
80% des Verkehrs finden auf 20% der Hauptstraßen statt
80% der Softwareanwender nutzen nur 20% der Möglichkeiten ihrer Software
80% unserer Ernährung sollte aus basischen Lebensmitteln bestehen
80% der Kalorien die wir aufnehmen stammen von 20% hochkalorischer Lebensmittel
80% unserer Zeit ziehen wir nur zu 20% unserer Kleidung an
80% unseres Haushalts können wir in 20% der aufgewendeten Zeit erledigen

Und auf das Zeitmanagement angewendet bedeutet das:

in 20% der Zeit lassen sich 80% der Arbeit erledigen

Das Pareto-Prinzip als Zeitmanagement-Technik

Wenn die Zeit knapp ist und das Arbeitsvolumen hoch, ist die 80/20 Regel eine der effektivsten „go-to“ Techniken. Oft genug passiert es, dass wir im Stress den Überblick verlieren und uns mit unwichtigen Teilaufgaben beschäftigen, die nur eines tun: Zeit kosten. Wie frustrierend ist es dann obendrein festzustellen, dass wir keinen Meter mit unserem Projekt vorangekommen sind. Das lässt sich vermeiden.

Das Pareto Prinzip – Definition

Bei der 80/20 Regel geht es darum, effizienter zum Ziel zu kommen, indem man vor Arbeitsbeginn seine Aufgaben klar priorisiert. So soll es möglich sein, in 20% des zeitlichen Aufwands zu 80% des gewünschten Ergebnisses zu kommen. Die restlichen 20% der Aufgabe benötigen dann 80% unserer Zeit – die in das „Feintuning“ fließt.

Wie funktioniert die 80/20 Regel in der Praxis?

Wichtige Aufgaben von weniger wichtigen trennen

Das A und O im Pareto Prinzip heißt: Priorisieren. Welche Aufgaben sind es, die Dich Deinem gewünschten Ziel näher bringen? Was genau willst Du erreichen und welche einzelnen Teilaufgaben musst Du hierfür erbringen? Mit diesem Mindset gelingt es Dir, die Aufgaben zu identifizieren, die wirklich wichtig sind und andere, die dagegen nur Zeit fressen, aber nichts Wesentliches zum Ergebnis beisteuern. In welchem Verhältnis stehen Aufwand und Ertrag? Du filterst genau die Aufgabe heraus, bei dem das Verhältnis am günstigsten ist.

Konzentration auf den wichtigen Aspekt der Aufgabe

Jetzt geht es an die Umsetzung: komme möglichst schnell auf den Punkt. Das Motto lautet: erst die Pflicht und dann die Kür. Wenn es beispielsweise um die schnelle Umsetzung einer Präsentation geht, solltest Du zunächst mal lediglich die Keyfacts zusammentragen. Wenn dann noch Zeit übrig bleibt, kannst Du immer noch in die Tiefe gehen, oder an einer grafisch anspruchsvolleren Aufbereitung arbeiten, etc. Auf diese Weise hast Du ein schnelles Ergebnis und gleichzeitig einen roten Faden, an dem Du Dich entlanghangeln kannst und mit dem auch beispielsweise Kollegen etwas anfangen können um damit weiterzuarbeiten.

Grenzen anerkennen

Mit mehr Zeit, Geld oder beidem wäre sehr wahrscheinlich ein besseres Ergebnis möglich gewesen. Steht aber eines davon nicht zur Verfügung, gilt es sich nach der Decke zu strecken. Hohe Erwartungen und Perfektionismus in Ehren – aber die sind manchmal einfach fehl am Platz. Wer dem Pareto Prinzip folgt, wird dennoch zu brauchbaren Ergebnissen kommen, die im Zweifel in einem weiteren Schritt noch ausgebaut werden können.

Fazit: das Pareto Prinzip bedeutet mehr Zeit bei weniger Stress

Wenn es darum geht, in kurzer Zeit Ergebnisse zu liefern, ist das Pareto Prinzip das Mittel der Wahl. Die 80/20 Regel steht dabei für smartes, effizientes Arbeiten. Du kannst mit geringem zeitlichen Aufwand (20% der Zeit), 80% der Aufgabe erledigen.

Natürlich bedeutet das nicht, dass es im Einzelfall keinen Wert hat, sich auch noch um die restlichen 20% der Aufgabe zu kümmern. Es bedeutet lediglich, ein Tool an der Hand zu haben, das es Dir ermöglicht auch dann noch zu Ergebnissen zu kommen, wenn die Zeit mal wieder extrem knapp ist.

Und wer weiß? Man soll ja auch bereits von Aufgaben gehört haben, bei denen 80% der Ausführung bereits „mission-completed“ bedeutet. Mit der verbleibenden Zeit kannst Du sicher etwas anfangen. Zum Beispiel: Sie sinnvoll für Dich, Deine Freunde, Deine Familie und Deine Hobbys nutzen. Warum Hobbys für uns so wichtig sind: Ein Hobby kann dein größter Glückshelfer sein. Und sieh auch gerne mal unter „Wohltaten“ nach. Da beschreibe ich eine Fülle von Freizeitaktivitäten und mehr.

Was tun, wenn Dir die Priorisierung von Aufgaben schwer fällt?

Eine weitere Technik, die Dir bei der Priorisierung von Aufgaben helfen kann, ist die sogenannte Eisenhower Matrix. In vier Quadranten eingeteilt, siehst Du auf einen Blick, welche Aufgaben wie wichtig und wie dringlich sind.

Fazit:

So praktisch das Pareto-Prinzip auch ist – es ist nicht immer die beste Wahl! Denn die 80/20-Regel könnte man natürlich auch als Ausrede verwenden, um seine eigene Faulheit zu tarnen. Höchstleistungen oder Herausragendes wird sich mit 80% Einsatz wohl ebenfalls nur selten erreichen lassen.

Deswegen gilt: Die 80/20-Regel ist dann besonders hilfreich, wenn es um Aufgaben geht, die einfach nur zielgerichtet und schnell abgearbeitet, oder für ein Team skizziert werden müssen.

Geht es aber darum, dass Du Dich in einer bestimmten Richtung als Experte hervortun willst, oder um eine kreative Lösung, oder ein anspruchsvolles, ideelles Ziel – ist das Pareto-Prinzip wahrscheinlich nicht das Mittel der Wahl. Aber wie oft kommt das im Alltag vor? Zu 20%? Na, dann.

Wenn Du noch mehr produktive Techniken kennenlernen willst, dann sieh unter work and life nach.

Solltest Du allerdings eher eine Auszeit brauchen, kann Dir die Rubrik Me-Time – die achtsame Auszeit mit Dir selbst helfen. Hier findest Du zahllose Tipps, wie Du eine achtsame Auszeit mit Dir selbst verbringen kannst und dabei Energie tankst.

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